Jeśli jesteś w trakcie poszukiwań biura rachunkowego, z pewnością wszyscy dostawcy usług wydają Ci się jednakowi: każdy mówi o sobie, że jest liderem branży i zapewnia najwyższą jakość usług. Dla tych, którzy zetknęli się z tego rodzaju problemem, podpowiadamy, czym się kierować przy wyborze biura rachunkowego.
Przeprowadzona w 2014 roku deregulacja zawodu księgowego sprawiła, że właściciele biur nie muszą już zaprzątać sobie głowy zdobywaniem certyfikatu Ministerstwa Finansów. Tymczasem osoba, która takim dokumentem dysponuje, musiała zdać specjalny egzamin potwierdzający jej wiedzę i kwalifikacje. Jeśli więc zależy Ci na firmie z doświadczeniem i długim stażem pracy, sprawdź, czy posiada certyfikat Ministerstwa Finansów. To pierwszy dobry trop na drodze znalezienia pewnego dostawcy usług księgowych.
W kontaktach z biurem rachunkowym należy się kierować – tak jak na drogach – zasadą ograniczonego zaufania. Bądź co bądź, odpowiedzialność za błędy w księgowości w pierwszej kolejności poniesiesz Ty, a nie biuro rachunkowe. Nie bez powodu potwierdzasz swoim podpisem zgodność informacji zawartych w sprawozdaniu finansowym. Warto więc na bieżąco monitorować księgi podatkowe i rachunkowe, żeby mieć czas na wyłapanie błędów. Przed nawiązaniem współpracy z konkretnym biurem upewnij się, czy oferuje Ci opcję pełnego dostępu do wszystkich dokumentów rachunkowych w dowolnym momencie.
Dużym udogodnieniem dla obu stron jest tworzenie i przechowywanie dokumentów rachunkowych w formie elektronicznej. Dzięki temu rozwiązaniu dostęp do archiwów mają zarówno pracownicy biura, jak i klient. Taki obieg dokumentów musi być jednak odpowiednio zabezpieczony – w grę wchodzą poufne dane.
Aby dokumenty nie uległy zniszczeniu lub nie trafiły w niepowołane ręce, biuro rachunkowe musi zainwestować w odpowiednie oprogramowanie i narzędzia IT. Wiarygodne biuro rachunkowe wiąże się więc ze sporym wydatkiem. To kolejny – może mniej przyjemny – wyznacznik dobrego biura rachunkowego.
Jeśli chcesz scedować na biuro rachunkowe także prowadzenie dokumentów kadrowych, musisz wiedzieć, że wiąże się to z dodatkową opłatą. Warto ją jednak ponieść, bo rozdzielenie dokumentów mogłoby pociągnąć za sobą trudności natury organizacyjnej. O ile wszelka inna dokumentacja może być prowadzona bądź w formie elektronicznej, bądź tradycyjnej lub poprzez połączenie tych dwóch opcji, o tyle w przypadku akt osobowych musisz się zdecydować na jedną formę ich prowadzenia. Decydując się na elektroniczną formę prowadzenia, tym bardziej musisz się upewnić, że wybrane przez Ciebie biuro bazuje na niezawodnym oprogramowaniu.
Kolejny punkt, któremu warto się przyjrzeć to sposób komunikacji pomiędzy Tobą i wybranym biurem rachunkowym. Niektóre biura wyznaczają swojego pełnomocnika, który staje się jedynym łącznikiem pomiędzy Tobą a zespołem specjalistów. W innych przypadkach możesz mieć możliwość kontaktu z dowolnym specjalistą: głównym księgowym, kontrolerem finansowym, osobą odpowiedzialną za sprawy kadrowe itd. Zastanów się, który wariant komunikacji wolisz, i upewnij się, czy takowy jest możliwy.
Zdj. główne: StellrWeb/unsplash.com
